GoWeb - Költségcsökkentés a munkásszálló üzemeltetésében

2025-07-15 10:42

A munkásszállók üzemeltetése gyakran jelentős kiadásokkal jár. A magas munkaerő-, adminisztrációs és fenntartási költségek könnyen csökkenthetők, ha tudjuk, hol lehet hatékonyabban működni.

A munkásszállók működtetése során sokszor nem egyetlen nagy tétel terheli meg a kasszát, hanem számos apró, szétaprózódott folyamat. A túlbonyolított adminisztráció, a papíralapú vagy különböző, egymással nem összekapcsolt nyilvántartások, a manuális számlázás és a lassú kommunikáció rengeteg felesleges munkaidőt visz el, amihez több munkatársra, így magasabb bérköltségre van szükség. Emellett a nem elég pontos szobakihasználás, a rosszul ütemezett karbantartások és takarítások, valamint a rezsi- és bérleti költségek átláthatatlansága mind-mind csökkenti a várható nyereséget.

De hogyan lehet mindezt ésszerűen csökkenteni?

Hol takaríthat meg egy munkásszálló a legkönnyebben pénzt, és hogyan lehet elérni, hogy kevesebb emberrel, gyorsabban, mégis átláthatóbban működjön a szállásoltatás? Nézzük meg részletesen, milyen területeken érdemes átgondolni a működést a költségek visszafogásához.

Hol folyik el a legtöbb pénz a munkásszálló üzemeltetése során?

1️⃣ Időigényes adminisztráció

A legtöbb munkásszállónál ma is elterjedt a táblázatokkal, külön rendszerekkel, papírokkal történő nyilvántartás. Ez:

sok manuális adatbevitelt igényel,
gyakoriak a hibák, duplikációk,
lassítja a működést, hiszen minden keresést, egyeztetést egyenként kell elvégezni.

2️⃣ Elcsúszó számlázás, késedelmes befizetések

Ha nincs automatizálva a számlázás, könnyen előfordul, hogy:

elmarad egy számla,
elnézik a dátumokat, határidőket,
vagy későn veszik észre a lejárt tartozásokat.

Ez a cash flow-t közvetlenül rontja.

3️⃣ Káoszos rezsinyilvántartás

Ha a rezsidíjak követése manuálisan, jegyzetekben vagy külön fájlokban történik, könnyen előfordul, hogy egy-egy fogyasztás elsikkad, vagy egy díj kiszámlázása elmarad. Ez a szálláshelynek közvetlen pénzügyi veszteség, emellett sok idő megy el a hibák utólagos javítására, viták rendezésére.

4️⃣ Alacsony kihasználtság

Sok helyen a kapacitás csak „érzésre” van kihasználva, nem valós adatok alapján. Ha nincs pontos képünk arról, mely szobák meddig foglaltak, elkerülhetetlen, hogy üresen álljanak férőhelyek, miközben lehetne új lakókat fogadni.

5️⃣ Felesleges munkaerő-költségek

A manuális folyamatok miatt több adminisztratív munkatársra, recepciósra vagy pénzügyi kollégára lehet szükség, hogy ugyanazt a munkát elvégezzék, amit egy digitalizált rendszer mellett akár fele annyi ember is könnyen kezelne.

6️⃣ Szervezetlen karbantartások, javítások

Ha nem egy helyen követik nyomon a meghibásodásokat, ellenőrzéseket, az könnyen drágább sürgősségi javításokhoz, esetleg lakók, partnerek elégedetlenségéhez vezethet.

7️⃣ Nem megfelelő jogkövetés

Ha a nyilvántartások hiányosak, szerződések vagy lakói adatok rendezetlenek, könnyen előfordulhat, hogy a szálláshely nem tartja be maradéktalanul a vonatkozó jogszabályokat vagy hatósági előírásokat. Ez bírságokhoz, engedélyezési problémákhoz vezethet és hosszabb távon a vállalkozás hírnevét is megcsorbíthatja.

Hogyan takaríthat meg egy ERP rendszer mindebből jelentős összegeket?

Kevesebb szükséges munkaerő

A manuális adminisztráció miatt sokszor több alkalmazott szükséges a folyamatok ellátásához, mint egy korszerű rendszer esetén. Ha a szobabeosztások, lakó- és szerződésnyilvántartások automatizálva vannak, kevesebb adminisztrátor is elég, így jelentős bér- és járulékköltség takarítható meg.

A bérlet- és rezsikezelés automatikus adminisztrációja tovább csökkenti a szükséges munkaórák számát. A rendszer pontosan vezeti, ki mennyivel tartozik, mikor esedékes a fizetés.

Időmegtakarítás = költségcsökkentés

Nincs többé manuális lista-ellenőrzés, keresgélés, Excel-frissítgetés.
A rezsi értékek átadása és rögzítése is a rendszerben történik, akár a bérlő által. Nem szükséges arra a bérlőt külön figyelmeztetni, manuálisan adminisztrálni.
A rendszer figyelmeztet a lejáró díjakra, kiküldi automatikusan a számlát, követi a kintlévőségeket.
A karbantartó vagy takarító csapat is digitálisan kapja meg a feladatait, így nincs információvesztés.

Jobb kihasználtság = több bevétel

A szobakihasználtság optimalizálása az egyik legfontosabb tényező a bevételek növelésében. Ha nem átlátható, melyik szoba mikor szabadul fel, könnyen üresen maradhatnak férőhelyek.

Egy ERP rendszer valós időben mutatja a kihasználtságot, a lekötött időszakokat, ezzel maximalizálva a bevételt.

Átláthatóbb, automatizált számlázási folyamat = kevesebb kiszámlázatlan tétel

Manuális számlázás esetén gyakran fordulnak elő elcsúszások, elfelejtett számlák, hibás összegek. Ez nemcsak bevételkieséshez, hanem a partnerekkel való rosszabb kapcsolathoz is vezethet.

Egy modern rendszer automatikusan előállítja a számlákat a bérleti és rezsiköltségek alapján, rögzíti a fizetési határidőket. Így a készpénzáramlás folyamatos és pontos marad.

Nincs elfelejtett karbantartás, vagy takarítás

A karbantartások és takarítások koordinálása papíralapon vagy szóban sok félreértéshez vezethet. Elmaradhatnak ellenőrzések, amelyek miatt nagyobb javításokra lehet szükség később.

Egy vállalatirányítási rendszerben pontosan ütemezhetők és dokumentálhatók ezek a feladatok. A rendszerben látni lehet, hogy mely ingatlanok milyen állapotban vannak, hol milyen munka szükséges. Így megelőzhetők a drága sürgős javítások.

Hogyan néz ki mindez egy konkrét megoldásban?

Az iAPP ERP rendszer például kifejezetten a munkaerő- és ingatlankezelő vállalkozások igényeire lett fejlesztve, így tökéletes választás munkásszállók számára is.

Néhány kiemelt funkció, ami miatt pénzt és munkaidőt spórol:

Szobabeosztás és férőhelykezelés: Valós idejű, átlátható kapacitáskezelés.
Bérletidíj és rezsi kezelés: Automatizált két irányú kommunikáció, adminisztráció és bizonylatkezelés
Lakó-, partner-, ingatlan- és szerződésnyilvántartás: Minden adat egy helyen, automatikus értesítésekkel.
Automatikus számlázás és díjfigyelés: Kevesebb hiba, gyorsabb pénzhez jutás.
Feladat- és munkalapkezelés: Karbantartások, takarítások szervezése digitálisan.
Riportok, kimutatások pár kattintással: Így a tulajdonosok vagy könyvelők is azonnal látják a legfontosabb számokat.
Törvényi megfelelőség: Aktuális törvényeknek megfelelő működést bíztosít, akár a harmadik országból érkező munkavállalók kezelésére is.

✅ Egy korszerű vállalatirányítási rendszer tehát nemcsak a számlázást vagy szobabeosztást könnyíti meg, hanem komplex módon csökkenti a munkásszálló üzemeltetési költségeit: optimalizálja a munkaerő- és adminisztrációs ráfordítást, pontosabbá teszi a bérlet- és rezsiköltség kezelést, és megelőzi a fölösleges javításokat.

Költség ami 1-2 hónap alatt megtérül?

Egy ERP bevezetését sokan drágának gondolják – pedig a valóságban egy ilyen rendszer ára gyakran már egy-két hónap alatt megtérül, pusztán a kevesebb munkaerő-költség és az optimalizált működés miatt.

Az iAPP például havi díjas rendszerben érhető el, így nincs szükség nagy kezdeti beruházásra. A díj a vállalkozás méretéhez igazodik, így a legkisebb munkásszállótól a több száz fős szállásokig mindenki talál magának elérhető konstrukciót.

További részletek és funkciólista itt »

✅ Kevesebb adminisztrátorral, gyorsabb folyamatokkal, pontosabb számlázással és jobb szobakihasználtsággal egy korszerű ERP rendszer könnyen milliós nagyságrendű éves megtakarítást hozhat egy munkásszálló üzemeltetőjének.

Tudjuk, sok munkásszálló működése nem teljesen szabványos: speciális beléptetési szabályok, egyedi szerződéses feltételek, vagy akár saját riportolási igények is előfordulhatnak. Egy igazán jól kialakított ERP rendszer – mint az iAPP – lehetőséget ad arra, hogy ezeket a folyamatokat egyedi fejlesztésekkel teljes mértékben a vállalkozás igényeihez igazítsák. Így nem kell kompromisszumot kötni, a rendszer pontosan azt tudja, amire a mindennapi működés során szükség van, ezáltal még nagyobb hatékonyságot és költségmegtakarítást biztosít.

Ha érdekel, hogy konkrétan a Te szállásod hogyan profitálhatna ebből,

kérj egy személyre szabott bemutatót vagy árajánlatot, és nézd meg a számokat!

Tudj meg többet az iAPP-ról»